23/02/2015
2015 e 2016 – Melhores Oportunidades, Drivers de Receitas e de Redução de Custos para Empresas

Autor  Charles Barnsley Holland *

Nas incertezas há aceitação de mudanças, eliminações de ineficiências e de gorduras nas empresas. O momento atual é ideal para iniciar mudanças necessárias proativas.

Se o seu setor parece que vai encolher em 2015 e 2016 a melhor meta é encolher menos do que a concorrência.  Por exemplo, se todos na média encolherem 10%, e a sua empresa encolher 1%, a sua empresa cresceu 9% (em termos relativos).

Lembretes oportunos para 2015 e 2016:  caixa é rei em períodos turbulentos. Além de vender é preciso ser rentável gerando caixa. É preciso ter saldo de caixa para poder fazer compras oportunas estratégicas na baixa – liquidação. Bens de bens de capitais despencam nas liquidações para fazer caixa nas empresas em situação difícil. Os competentes saem fortalecidos da recessão. A empresa fora de forma e lentas desaparecem.  

Todas as empresas têm em geral algo como dez processos críticos de negócios. Pode incluir produção, logística de distribuição externa e interna, vendas, compras, recursos humanos, financeiro, tecnologia da informação, meios de comunicações internos e externos, recebimentos, pagamentos e pesquisa e desenvolvimento.

É vantajoso fazer benchmarking dos processos críticos de negócios das empresas com as melhores práticas mundiais.  No Brasil poucas empresas fazem benchmarking dos seus processos críticos estratégicos.  Evite fazer benchmarking com incompetentes ou acomodados. Por exemplo, ignore práticas do seu setor. Se for copiar as mesmices de seus concorrentes, você nunca promoverá uma evolução significativa de produtividade e diferenciais competitivos de eficiência e de qualidade nos seus negócios.

Analisando os processos críticos de negócios, identifique todas as atividades que exigem retrabalhos. Reduza a tolerância para erros e retrabalhos.  Seja mais exigente junto aos seus fornecedores, externos e internos.

Outros lembretes oportunos:

Considere se necessário refazer os orçamentos para 2015, finalizado, revisado e aprovado no final de 2014 sem os “drivers”, feitos para “ingleses verem (Conselho, donos, auditores independentes e acionistas) e aprovarem”.  Inclua agora os drivers que fundamentem as novas receitas recorrentes e novas fontes de receitas (indicando as métricas de acompanhamento) e os drivers que fundamentem as reduções de custos e aumentos de eficiência.

Implante ou reimplante meritocracia em todos os níveis da empresa, principalmente na cúpula. Substitua ou elimine profissionais e executivos lentos, caros e ou resistentes ao progresso, ineficientes, etc. O exemplo de agilidade e de presteza precisa vir sempre de cima.   

Considere terceirizar as atividades não essenciais para o seu negócio. Por exemplo, pode incluir finanças, logística interna e externa, distribuição interna e externa, hardware e software as a service (HAAS e SAAS), TI, área tributária, folha de pagamento, contabilidade fiscal e gerencial, etc. Nunca terceirize as atividades que geram para a sua empresa vantagens competitivas e manutenção de conhecimentos técnicos estratégicos.

Considere terceirizar a fabricação de atividades não complexas fáceis de serem replicadas pela concorrência. Em muitos casos os concorrentes podem fabricar e distribuir de forma mais econômicas – particularmente em algumas regiões onde o custo de logística de distribuição é determinante. Pode incluir distribuição, cobrança, etc. Também considere o reverso.  O importante é ganhar na rentabilidade e criar valor para a sua empresa. É comum terceirização de produção e distribuição nas empresas estrangeiras e nas grandes empresas multinacionais operando no Brasil. A obrigação de uma empresa bem sucedida é assegurar rentabilidade com qualidade. E sempre que possível excedendo as expectativas dos clientes.

Caso não consiga visualizar e justificar perspectivas quantificadas de bons drivers de novas receitas e de incrementos de receitas sobre os clientes atuais, concentre suas ênfases nos drivers de redução de custos. Segue alguns exemplos como fontes de inspiração.

As 82 Maneiras de Economizar e Gastar Recursos Escassos com Sabedoria

(Relação preparada por coordenadores da VISTAGE EUA, e divulgada no website para coordenadores e membros da VISTAGE “As 82 Maneiras de Economizar e Gastar Recursos Escassos com Sabedoria”.  Na versão original eram 100. Tradução feita por coordenadores da Vistage Brasil – (sugestões não aplicáveis no Brasil não traduzidas)

Redução de Custos

·         Identifique seus diferentes negócios e considere encerrar os não lucrativos.

·         Instale e monitore duramente os budgets departamentais.

·         Dedique mais tempo ao seu negócio.

·         Desenvolva e preste mais atenção, e com frequência, aos principais indicadores de seu negócio.

·         Reduza a retirada dos donos, ao mínimo para cobrir suas despesas.

·         Por alguns meses o dono deve assumir a movimentação de pagamentos e saídas de caixa e eliminar as despesas supérfluas.

·         Tenha cash flows preparados mensalmente para eliminar empréstimos desnecessários.

·         Autorização de despesas passa ao nível mais alto do que o normal.

·         Institua um programa de incentivo às sugestões de ideias de funcionários.

·         Desenvolva relatórios semanais resumidos e atualizados de seus itens críticos.

·         Desligue as luzes não necessárias e o ar condicionado sempre que possível.

·         Subloque seus espaços livres de escritório.

·         Reforce controles para suprimir roubos internos.

·         Analise se desfaça de inventários com baixa rotação ou obsoletos

·         Use mais emails e meios modernos de comunicações. Limite deslocamentos físicos àqueles estritamente necessários.

·         Se V. não obtém bons descontos por comprar quantidade, faça pedidos menores.

·         Controle uso pessoal de carros da empresa.

·         Pague as contas somente nas últimas datas.

·         Considere se bônus são justificáveis; bônus são devidos sobre performance de lucro.

·         Se tiver que comprar maquinário, pesquise custo/benefício ao máximo.

·         Diminua ao mínimo os recolhimentos de planos de aposentadoria e outros benefícios e se necessário adie pagamentos.

·         Elimine duplicações de compras, assinaturas de revistas e jornais.

·         Corte despesas de representação.

·         Reuniões só no escritório e não externas. Use vídeo Skype ou assemelhados.

·         Minimize xerox e reduza habito de comunicações com cópia para muitos de assuntos não estratégicos.

·         Cancele seguro de veículos e equipamentos que não estão sendo usados. Venda-os.

·         Terceirize tudo que represente adiamento ou prazo extra para pagamento.

·         Corte despesas de viagem ao máximo. Muitas reuniões podem ser via vídeo Skype e outros meios eletrônicos modernos. Use bilhetes aéreos em promoção, ônibus ou carro sempre que possível. Viagem econômica, preços em promoção (compras via internet nos fins de semana dão descontos maiores).

·         Investigue todas possibilidades fiscais de adiamento de impostos.

·         Identifique um responsável pelo depósito de matérias de escritório e instale duro controle.

·         Negocie mudanças de acordo de pagamento com fornecedores e force adiamentos.

·         Informe-se. Utilize seu computador para comparar performances atuais versus estimadas.

·         Corte despesas de correios e comunicação institucional.

 Gerenciamento de Crédito e Ativos

·         Mais que nunca, compre melhor. Compare preços e condições com mais detalhes.

·         Peça coleta de preços para todas despesas importantes. Peça e e insista na obtenção de ideias dos fornecedores que agreguem valor para o seu negócio. Fornecedores quando instigados dão ótimas ideias.

·         Considere leasing equipamentos e imóveis ao invés de aquisição.

·         Venda os ativos desnecessários.

·         Para suas cobranças, use os métodos mais fáceis de pagamento.

·         Cobre multas de atrasos.

·         Aperte as condições de crédito para todos clientes.

·         Credito para novos clientes deve ser checado melhor que antes.

·         Concentre empréstimos para obter melhores taxas.

·         Negocie os pagamentos de leasing para ser feitos nos meses de melhor cash flow.

·         Prepare análises comparativas de preços da concorrência.

·         Esteja seguro que seus clientes entendam suas condições de venda.

·         Considere fazer cobranças quinzenais ao invés de mensais.

·         Investigue todas as maneiras de envolver ao mínimo seus bens pessoais.

·         Negocie rapidamente disputas de pagamentos de clientes.

·         Receitas inesperadas vão direto para a melhoria do caixa.

·         Acompanhe o contas a receber de cada cliente. Contate imediatamente se houver atrasos.

 Comunicação com entidades externas

·         Garanta uma linha de crédito agora, antes de V. realmente precisar.

·         Instale um esquema especial de cobranças. Se necessário contrate terceiros.

·         Consulte com a seguradora maneiras de diminuir seus custos.

·         Consulte com o seguro saúde também.

·         Reúna-se frequentemente com seu contador, seu advogado, e fornecedores cativos e em perspectivas, buscando ideias.

·         Considere terceirizar sua folha de pagamento

·         Considere uma associação ou parceria para levantar fundos necessários.

·         Negocie abatimentos em todos seus aluguéis.

·         Identifique fontes alternativas de financiamento.

·         No fim do ano, muito cuidado com o planejamento de impostos.

 Recursos de Marketing

·         Mantenha a qualidade das relações com seus clientes.

·         Acompanhe a concorrência e similares para entender suas ações nesta crise.

·         Entende bem e utilize suas vantagens competitivas. Instrua funcionários e revendedores.

·         Avalie cuidadosamente a precificação de seus produtos e analise a possibilidade de reajustes.

·         Os donos e altos executivos tem que se aproximar o mais possível dos clientes, para saber de suas necessidades de produtos e serviços.

·         Crie pacotes de produtos ou serviços e os ofereça a preços atrativos para estimular vendas.

·         Investigue produtos e serviços similares para identificar novos mercados.

·         Mantenha-se atualizado com as publicações e órgãos de seu ramo de negócio.

·         Atualize com atenção e cautela o seu budget de propaganda e marketing, usando mais as novas mídias para vendas e marketing (mais baratas e mais eficientes).

     Recursos Humanos

 ·         Solicite a cada gerente que apresente plano de corte de despesas suas e de outras áreas.

·         Discuta a crise econômica com seu staff para motivá-los psicologicamente e a fazer um bom trabalho.

·         Monte um comitê para criar novas ideias de cortes de custo e implementar as já identificadas.

·         Congele admissões e aumentos de salários.

·         Use empregados temporários, sempre que possível.

·         Use part-time ou estagiários.

·         Elimine todas as horas extras que não sejam aprovadas por nível alto.

·         Use pessoal interno para a manutenção de veículos e equipamentos.

·         Reduza reuniões; use agenda para ter reuniões mais eficientes; marque hora de acabar a reunião.

·         Treine os funcionários para fazer outros trabalhos além do atual.

·         Acompanhe os funcionários para determinar sua produtividade. Troque os ineficientes.

·         Aproveite a crise para identificar os melhores funcionários que agora estão no mercado.

·         Envie apenas um funcionário para treinamento, ele deve passar seu conhecimento aos outros.

 Relação de redução de custos editada e atualizada por Charles Holland, no passado Chairman de Grupo fechado de CEOs e donos da VISTAGE. 

Novamente, para fins de ênfase, enquanto elaboram o orçamento corrigido ou atualizado de 2015 considerem em aumentar os esforços na definição de quais serão os novos fomentadores “drivers” que dão credibilidade orçamentárias entendíveis de aumentos de receitas no próximo ano, o que será feito diferente para incrementar receitas e qualidade dos serviços, e iniciativas para incrementar o engajamento e o brilho nos olhos dos seus colaboradores e parceiros. Comercial, atendimento a clientes, parceiros, qualidade e mais eficiência em todos os processos críticos, etc. podem ser melhor estimulados, com planos de ações documentados – divulgados amplamente dentro da organização.

* Conselheiro independente de empresas, Diretor Executivo e Coordenador do Comitê de Governança Corporativa da ANEFAC, influente e atuante em algumas entidades profissionais do mercado de capitais e de contabilidade.